Najít dostatečně reprezentativní zázemí pro uspořádání velké akce nemusí být tak jednoduché jak se na první pohled zdá. Obvykle je vítaný full-service, protože zorganizování takové akce vyžaduje komplexní přípravu a pověřený člověk musí řešit spoustu jiných souvisejících záležitostí.
Stanovte si základní parametry
Při organizování konference, či jiné velké akce je důležité stanovit si základní požadavky, které na konferenční prostory budeme klást:
- Kolik míst bude potřeba?
- Jaké jsou požadavky na technické vybavení?
- Jaká je vhodná lokalita?
- Jaké další služby bude potřeba zajistit?
V Praze je výběr snadnější
Definování těchto požadavků výrazně ulehčí vyfiltrovat prostory, které by nejvíc vyhovovaly potřebám připravované akce. Stěžejním parametrem přitom zůstává počet osob, od toho se odvíjí všechno ostatní. Pokud se akce plánuje zúčastnit počet účastníků řádově ve stovkách, pronájem sálu v Praze je mnohem dostupnější než v menších městech. Pojmout takové kvantum lidí a obsloužit je se vším všudy totiž vyžaduje dokonalé zázemí spojené s dostatkem obslužného personálu. A kongresová a konferenční centra, či hotely s potřebnou vybaveností jsou soustředěny především v hlavním městě. Díky své prostorové všestrannosti jsou schopna pojmout jak velké konference, či kongresy, tak i menší firemní eventy.
Služby od A po Z
S pořádáním velké firemní, či jiné akce jsou spojené i další služby, které obvykle pronajímatel prostor dokáže zajistit. Buď ve vlastní režii, nebo prostřednictvím externího dodavatele. Samozřejmostí je zajištění kompletního cateringu, které vždycky reflektuje požadavky klientů. Nabízené služby jsou však dnes již mnohem dál – nechybí pokrytí vysokorychlostním bezdrátovým internetem, zajištění kompletního technického zázemí včetně ozvučení, ale také třeba tlumočnických kabin. V případě několikadenní akce není problém zajistit ubytování a také parkování, které zrovna v Praze není úplně snadným oříškem.
